醫(yī)藥行業(yè)倉儲注意事項

作為我國藥品經(jīng)營質(zhì)量管理工作基本準則,收錄了先行質(zhì)量管理法規(guī)中對藥品商業(yè)企業(yè)的要求內(nèi)容,如進貨管理、驗收管理、儲存與養(yǎng)護管理、銷售與售后服務管理等.所以說,實施將會更好地促進藥品經(jīng)營企業(yè)做到依法經(jīng)營和依法管理,以保證經(jīng)銷藥品質(zhì)量,保護用戶、消費者的合法權(quán)益和人民用藥安全有效，醫(yī)藥行業(yè)倉儲注意事項有哪些？醫(yī)藥流通企業(yè)必須在業(yè)務運作和管理上遵循規(guī)范.泉龍醫(yī)藥是福建閩西最大的醫(yī)藥商業(yè)企業(yè),如何在日常運營中落實規(guī)范,并適應不斷擴大的企業(yè)規(guī)模,向現(xiàn)代醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展成為了企業(yè)的方向標.

一、醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理初探

藥品作為特殊商品,關系到人民的生命安全,國家對其有相當嚴格的法律法規(guī)的規(guī)定,無論是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)必須執(zhí)行的管理標準,還是醫(yī)藥流通企業(yè)必須遵守的管理標準,對藥品的倉儲管理都提出了相當高的要求.

隨著我國農(nóng)村藥品市場逐步被開發(fā),我國醫(yī)藥行業(yè)在今后相當長一個時期內(nèi)將繼續(xù)保持快速增長的趨勢.有數(shù)據(jù)顯示,2010年中國的醫(yī)藥市場價值將達到六百億美元,并在2020年達到1200億美元,超過美國成為全球第一大醫(yī)藥消費國.但是另一方面,我國醫(yī)藥流通行業(yè)也面臨著許多不利因素.如我國的水、電、煤、蒸汽等生產(chǎn)要素仍然處于較高水平,醫(yī)藥工業(yè)的生產(chǎn)成本仍然在持續(xù)增長,僅2005年我國醫(yī)藥生產(chǎn)、銷售成本比上年同期提高近8.5個百分點;由于我國藥品行業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的整體科技水平就不高,造成目前我國醫(yī)藥市場上藥品的同質(zhì)競爭相當激烈,這一現(xiàn)象在相當長的時間內(nèi)將繼續(xù)存在;我國藥品行業(yè)面臨著普遍降價的壓力;我國藥品以低附加值生產(chǎn)為主,利潤空間持續(xù)降低等等.以上種種,都說明盡快提升我國醫(yī)藥流通行業(yè)的物流水平,做好藥品的倉儲管理對我國醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展有極其重要的意義.

醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲管理,主要是指以藥品的出入庫流程為主軸、在庫藥品的管理與養(yǎng)護為核心的物流管理模式.

藥品的倉儲管理,一般包括藥品的入庫驗收、在庫存儲、藥品養(yǎng)護、分單打印、出庫揀貨、藥品拼箱復核、批號調(diào)整等主要作業(yè).由于藥品的特殊性質(zhì)及國家對藥品的批號控制相當嚴格,醫(yī)藥流通行業(yè)的銷售訂單中小單據(jù)比較多等特點,因此藥品的倉儲管理不但要求作業(yè)精細,而且也需要有較高水平的信息化系統(tǒng)支持.對于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味藥品、危險藥品、精神藥品還要專人開票、專人保管與發(fā)貨復核,總體而言醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲員工整體素質(zhì)應該較高.

二、醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的難點

2.1藥品是特殊商品,國家法律法規(guī)要求嚴格

藥品的質(zhì)量是關系到人民群眾生命的,因此國家在藥品行業(yè)的監(jiān)管一直是逐步加強的趨勢.最直接的是,、標準分別作為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)藥流通企業(yè)的準入標準起到了凈化整個醫(yī)藥行業(yè)的作用.客觀上講,這兩套標準對保障人民群眾的生命健康貢獻巨大,但也對企業(yè)的管理提出了更高的要求.

對醫(yī)藥流通企業(yè)而言,涉及認證的檢查項目共132項,其中關鍵項目就有37項,每年的檢查成為醫(yī)藥流通企業(yè)的一次大考.

標準對庫房面積、設備設施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求,對于檢查不合格的企業(yè),國家采取一票否決制,不允許進入醫(yī)藥行業(yè).例如,標準在硬件方面要求“企業(yè)應按經(jīng)營規(guī)模設置相應的倉庫,其面積(為建筑面積)大型企業(yè)不應低于1500平方米,中型企業(yè)不應低于1000平方米,小型企業(yè)不應低于500平方米;企業(yè)有適宜藥品分類保管和符合藥品存儲要求的庫房.其中常溫庫為0-30攝氏度;陰涼庫溫度不高于20攝氏度;冷庫溫度為0-10攝氏度;各庫房相對濕度應保持在45%-75%之間”.從上述條款可以看出,進入醫(yī)藥流通行業(yè)必須有一定實力作為基礎.另外,標準對醫(yī)藥流通企業(yè)倉庫的現(xiàn)場管理也提出了“三色六區(qū)”、藥品近效期掛黃牌等具體要求.

醫(yī)藥倉儲應注意的問題

2.2藥品批號控制嚴格,管理難度大

藥品與其他商品在管理上有處很大的不同,就在于同一種藥品有多種批號,而國家對藥品的批號控制相當嚴格,要求藥品經(jīng)營企業(yè)能準確掌握每一批號藥品的進銷存.

一家年銷售額在4億元左右的藥品流通企業(yè)經(jīng)營的藥品大概有5千種左右,而算上同一種藥品不同批號的情況則能達到七至九千種品規(guī),每一種批號的藥品必須按照不同的藥品進行存儲管理,這是藥品倉儲管理難度所在.

由于醫(yī)藥行業(yè)的經(jīng)營特性,對同一家藥品流通企業(yè)而言,同一種藥品每批次的進價也可能不一樣.如果企業(yè)要對藥品的價格實行批次管理,那么就必須要強大的倉儲管理軟件才能支持.就筆者的了解,南京西構(gòu)科技有限公司開發(fā)的“11供應鏈管理系統(tǒng)”有特色版本實現(xiàn)了該需求,運轉(zhuǎn)也比較符合企業(yè)的實際.

2.3藥品的質(zhì)量管理要求作業(yè)規(guī)范

醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的重中之重就質(zhì)量管理.在庫藥品的質(zhì)量管理,主要集中在藥品倉儲作業(yè)的規(guī)范性操作,藥品的養(yǎng)護工作,庫內(nèi)空調(diào)、溫濕度儀器的使用并記錄等.

由于對醫(yī)藥倉儲管理有明確詳細的管理規(guī)定,藥品從進入庫房到離開庫房的規(guī)范性操作是質(zhì)量管理的日常體現(xiàn).按照規(guī)定,藥品從卸下送貨車進入庫房等待驗收一直到揀貨復核離開庫房,都不允許接觸地面,這就要求企業(yè)需要配備足夠的托盤、貨架等設施,需要作業(yè)人員不能單純考慮作業(yè)便利性而犧牲作業(yè)質(zhì)量.這就要求醫(yī)藥倉儲管理比其他行業(yè)的倉儲管理需要花費更多的時間、精力來抓作業(yè)的規(guī)范性.

2.4醫(yī)藥物流人才短缺是醫(yī)藥倉儲管理的痛楚

藥品的倉儲管理,涉及到質(zhì)量、物流、信息化、人事、財務等諸多方面,對人才的要求相當高.

作為醫(yī)藥倉庫,其管理人員必須掌握藥品的質(zhì)量、養(yǎng)護知識,要能對在庫藥品的質(zhì)量狀態(tài)進行監(jiān)控,能與驗收養(yǎng)護人員進行完全的配合并開展工作.一般上規(guī)模的醫(yī)藥倉庫普遍實現(xiàn)了信息化管理,這就要求操作人員會使用信息系統(tǒng),管理人員精通,能夠通過系統(tǒng)準確反映庫房管理的實際,保證財務帳與商品帳的平衡.我國醫(yī)藥倉庫總體上還處于人力作業(yè)為主的水平,協(xié)調(diào)一線人員的人事關系是現(xiàn)場管理人員的日常工作.如筆者兼任物流總監(jiān)的某家醫(yī)藥物流中心,有員工一百三十多人,日出銷售訂單量在800至1000張之間,如果管理人員沒有充分的人員管理經(jīng)驗,可能就無法開展好藥品倉庫的日常工作.

問題是,現(xiàn)在我國既懂醫(yī)藥又懂物流的管理人員太少.根據(jù)2005年國內(nèi)幾大知名網(wǎng)站發(fā)布的職場數(shù)據(jù)顯示:醫(yī)藥物流人才已經(jīng)是職場當中三大最緊俏的人才之一.根據(jù)我國醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展概況的最新調(diào)查表明,我國合格的醫(yī)藥物流人才還缺40000余人.而有資料顯示,2006年我國醫(yī)藥工業(yè)將繼續(xù)保持較快的增長速度,預計2006年醫(yī)藥工業(yè)總產(chǎn)值同比增幅保持在20%左右水平,人才培養(yǎng)與市場需求之間的不匹配意味著醫(yī)藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當長的一段時間內(nèi)難以緩解.

三、如何做好醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲管理

3.1實行“整零分開”,明確整散件庫區(qū)人員的工作責任

對于上了一定規(guī)模的每日中小客戶銷售訂單量占當日銷售訂單總量40%以上的醫(yī)藥流通企業(yè),就應該在倉庫實行藥品存儲的“整零分開”.

藥品的整零分開,是指凡是整件箱(未拆過箱)藥品存儲在整件庫,凡是零頭藥品(已經(jīng)拆箱)都放在專屬的散件庫區(qū).整散件藥品庫區(qū)都有專職的保管員、發(fā)貨員、復核員,互不串崗,只從事各自庫區(qū)內(nèi)的藥品的保管、揀貨發(fā)放、出庫復核工作.

實行整零分開,必須對藥品進行合理的劑型劃分,既要滿足管理要求,更要適當平衡散庫區(qū)發(fā)貨員的工作量.一般而言,每個散貨發(fā)火員管理藥品不要超過400個品規(guī).實行整零分開后,最大的好處是可以明確藥品的責任人,能有效減少藥品發(fā)貨的差錯率,能實現(xiàn)快速盤點,并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率,對藥品的倉儲管理有極大好處.

3.2選擇適合的信息化系統(tǒng),最大限度的支持業(yè)務流程

醫(yī)藥流通企業(yè)的信息化系統(tǒng),必須支持藥品的管理,支持對大量數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計工作.由于藥品的存儲是按照一定劑型的標準劃分的,如果倉庫實現(xiàn)了整零分開,系統(tǒng)需要打印從整件庫到散件庫的移庫單(也就是補貨單)和出庫單.一般而言,對于這類倉庫,建議配置高速打印機,集中打印單據(jù),由專人將單據(jù)分配到各整散件庫區(qū)并進行揀貨作業(yè).整零分開后的倉庫,信息系統(tǒng)尤其要支持對散件庫區(qū)的藥品的補貨作業(yè),規(guī)則計算不當極有可能造成員工每日的工作量劇增.

如果信息系統(tǒng)功能再強大一些,可以針對藥品的價格提供“批次管理”的功能,針對每一批次的藥品,針對其不同價格要求銷售開票員在不同的開票價格范圍內(nèi)進行銷售.根據(jù)企業(yè)的銷售習慣,應給保管員提供類似“庫存批次鎖定”的功能,對有多個批號的藥品保管員可以選擇其中的幾個批號進行庫存鎖定操作.對已鎖定批號的藥品,開票員可以看見但卻無法銷售,這樣充分可以保證倉庫內(nèi)無積壓的零頭藥品,避免庫存損失.

信息系統(tǒng)的選擇,一定要以企業(yè)的銷售結(jié)構(gòu)、作業(yè)的實際情況為準,不能一味地追求所謂的最先進、最完善.

3.3加強制度建設,堅持管理條款

客觀地講,我國倉儲行業(yè)普遍以體力勞動為主,甚至蘇北、西部省份等地區(qū)的醫(yī)藥倉庫,臨時工占了庫房工作人員的很大比例,工作人員整體上素質(zhì)比較低,這就要求我們的醫(yī)藥倉儲者更要加強制度建設,以制度來規(guī)范倉庫的日常管理.

一般而言,凡是通過國家認證的醫(yī)藥企業(yè),都是有條件完全按照要求來作業(yè)的,只是不少企業(yè)站在成本與作業(yè)便利性的角度考慮在管理上進行了“偷工減料”.對此,醫(yī)藥行業(yè)的倉儲管理人員應將重點放在藥品的劑型劃分與貨位維護上,用制度來落實日常的移庫管理、報損溢管理、出入庫管理、藥品養(yǎng)護管理、發(fā)貨復核管理等工作.

就目前我國醫(yī)藥倉儲行業(yè)從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低這個現(xiàn)狀而言,在日常管理中盡可能避免“人治”是現(xiàn)在許多企業(yè)的當務之急.

3.4加強員工的現(xiàn)場培訓,提高作業(yè)技能

針對我國醫(yī)藥倉庫大多還是以人力作業(yè)為主的現(xiàn)狀,加強員工的現(xiàn)場培訓是很有必要的.對卸貨工、發(fā)貨員、保管員、復核員,應該由精通管理標準的質(zhì)量主管定期對其進行現(xiàn)場作業(yè)的抽查與培訓.

對一線作業(yè)人員的培訓,時間不需要長,每日上班前花二十分鐘對人員進行分庫區(qū)、分崗位培訓,將培訓與制度的執(zhí)行、績效的考核結(jié)合起來是很有效的.筆者曾兼任某上市醫(yī)藥集團一個物流中心的物流總監(jiān),倉庫有員工近百人,日銷售量在180萬-240萬之間(散件為主),對員工的現(xiàn)場培訓是物流中心管理人員的日常工作之一.筆者經(jīng)驗顯示,經(jīng)過質(zhì)量主管對整散件發(fā)貨員每日進行現(xiàn)場跟蹤培訓與抽查后,員工作業(yè)的責任心大大提高,發(fā)貨差錯也明顯降低.

于任務驅(qū)動的方式優(yōu)點在于可以有效平衡庫內(nèi)人員的作業(yè)工作量.一項工作可以由單人負責,或者由多人同時完成.能夠有效提高倉庫作業(yè)效率;同時也便于記錄庫內(nèi)工作人員每個作業(yè)動作.用于計件工資計算和業(yè)績評估.另一個優(yōu)點是能夠更好轉(zhuǎn)換為,或者/設備能夠理解的行為,進行全自動作業(yè).基于任務管理后,作業(yè)人員接收到的指令得到了有效簡單化,降低了人員能力要求的同時也大大降低了錯誤率.

對于倉庫內(nèi)部作業(yè)資源進行管理,全面實現(xiàn)作業(yè)計件,按作業(yè)量進行考核.包括:手工作業(yè)人員,叉車作業(yè)人員等.所有的作業(yè)資源按照屬于某個具體庫區(qū).即該資源只能負責一個庫區(qū)的作業(yè)動作.當完成作業(yè)資源設定后,就可以在作業(yè)流程中對于作業(yè)資源的使用情況進行跟蹤記錄,并在此基礎上進行分析和考核.